PYO’lar ( Proje Yönetim Ofisleri )  bir kuruluşun karmaşıklıkların üstesinden gelme, hedeflere ulaşma ve rekabet gücünü koruma becerisinde çok önemli bir rol oynamaktadır.

Bu yazımızda 2023 boyunca PYO ortamını tanımlayan çalışma şekillerini ve stratejileri belirleyen önemli trendleri inceliyoruz. Bu trendler firmaların proje yönetiminde mükemmelleşmek için benimsedikleri araçları ve yaklaşımlarını temsil ediyor.

İster deneyimli bir Proje Yöneticisi olun, ister proje yönetimini şekillendiren  düşünceler hakkında fikir edinmek isteyen biri olun, inceleyeceğimiz başlıklar size yeni bakış açıları sağlayacak. 2023’’ün son çeyreğine yaklaşırken, proje yönetimine daha etkili ve verimli bir yaklaşımın yolu nasıl açılır birlikte inceleyelim.

1-Strateji Uygulama Boşluğu:  Hedeflenen Stratejinin Programlara ve İş Adımlarına Bölünmesi:

Giderek daha fazla sayıda PYO, hedef stratejlerin uygulanmasındaki boşluğa odaklanmakta ve bu boşluğun kuruluşları için neye benzediğini keşfetmeye başlamaktadır.  En yaygın boşluk ise – Proje Önceliklendirme – . Proje önceliklendirme, son yıllarda PYO’ların çoğunun odaklandıkları yerdir, örneğin, stratejik hedefleri karşılamak için işletme genelinde kaç girişimin yürütüldüğünü anlamak. Hangi projelerin strateji ile en uyumlu olduğunu ve hangi sırayla yürütülmesi gerektiğini belirlemek gibi.  Dikkate alınması gereken bir diğer nokta, PYO’lerinin  stratejinin projelere ve programlara ayrılmasındaki ilk aşamalarında gereken karar verme sürecini nasıl destekleyebileceğini çözmek olacaktır.

2-Firmaya Somut Faydalar Sağlamak, Hızlı Proje Teslimi ve Raporlamayı Desteklemek İçin Proje Veri Stratejisini Yeniden Düşünmek:

PYO’leri çeşitli uygulamaları ve iş zekası araçlarını giderek daha fazla kullanmakta ve hangi verilere ihtiyaç duyulduğu ve bunların nasıl elde edileceği konusundaki anlayışlarını güçlendirmektedir. Bu durum, analiz ve içgörülerde nasıl iyileştirmeler yapılabileceğine dair pek çok soruyu gündeme getiriyor ve bu da proje veri stratejisi ve planını yeniden düşünme ihtiyacını doğuruyor. Proje sunumunda gerçekten fark yaratacak içgörüleri elde etmek için daha iyi verilere ihtiyaç vardır ve PYO’ nun planlama aşamasında bu farkı yaratmak için gerçekten neye ihtiyaç duyulduğunu analiz etmesi gerekir.

3-Temellere Geri Dönüş : Planlama, Riskler ve Sorunlar

Tüm proje ve programlarda planlama, risk ve sorun standartlarını daha yüksek bir olgunlukve takip  seviyesine getirin – geleneksel programlar dahilindeki projelerin teslimat başarısı üzerinde en büyük etkiye sahip olan bu üçüdür

4-İş Dünyasının Üretkenlik ve Performans Seviyeleri Konusundaki Endişeleri Arttıkça, PYO’leri Ofise Geri Dönme Konusunda Öncülük Ediyor.

İşlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılmasının azalmasıyla birlikte ofiste geçirilen zamanın arttığını görmeye başlayacağız. Ekonomik belirsizlik, iş dünyasının üretkenlik ve performansla ilgili endişelerini artırırken, hibrit  çalışma ortamları yerini ofiste daha fazla zaman geçirme yönünde değiştirecek

5- Bir İşletme Fonksiyonu Olan PYO – Portföy Yönetimi ve Strateji Uygulamalarını Bir Üst Seviyeye Taşıması

2023 yılı PYO lerinin niteliklerinin artıırıldığı ve şirket çapında daha fazla iş fonksiyonunu içeren bir yapıya dönüştüğü bir yıl oldu. Şirket içi ürün ve hizmet teslimatları, değişim, dönüşüm ve temel faliyetlerin işleyişlerinin yer aldığı şirket çapında portföy yönetiminini destekleyen temel bir iş fonksiyonuna dönüştü

6- Bir Sonraki Seviye Artışı İçin Daha Fazla Kıyaslama Arayısı

PYO’lar kuruluşlarına sağladıkları değeri artırmaya devam ederken, onları bir sonraki seviyeye taşımak için pratik fikirlere ve kanıtlanmış yaklaşımlara ihtiyaç vardır. Bu kadar içe kapanık olmayı bırakmanın ve dışarıdan daha fazla ders almanın ve diğer PYO’larla kıyaslama yapmanın zamanı geldi. PYO büyüme zihniyetini benimser.

7- Bireysel Değerlendirmelere Dayalı Özel Gelişim

Her bir PYO’nin farklı kuruluşların stratejik hedeflerine hizmet etmesi ve bunları desteklemesi, her bir PYO’nin bu desteği etkili kılmak için farklı bilgi, beceri ve yaklaşımlara ihtiyaç duyması anlamına gelmektedir. 2023 yılında PYO çalışanlarının gelişim ihtiyaçlarının daha fazla gündeme gelmesi söz konusu oldu – öz değerlendirme, eğitim ve yeniden değerlendirme gibi çeşitli yaklaşımlar uygulandı.

8- Hizmet’e Dayalı Yaklaşım

PYO kavramında zihinsel olarak bir değişim söz konusu. PYO’nun çalışmaları her ne kadar bireyler/ çalışanlar tarafından gerçekleştirilse de , sadece program ve proje sunumunun onları desteklemek için belirli bir kişiye ihtiyaç duymadığının, en önemli olanın PYO’nun sağladığı hizmetler toplamı  olduğunun kabul edilmesidir. PYO’leri kendilerini hizmet tabanlı bir teklif olarak sunduğunda, “PYO sadece yöneticidir” anlayışından biraz daha uzaklaşılacaktır.

Doğru yaklaşım, Firmanın hangi hizmetlere ihtiyaç duyduğuna odaklanmak; bu hizmeti oluşturmak; sunmak ve gerekli hizmet düzeyini karşıladığından emin olmakdır.

9- Entegre Proje Yönetim Modeli ve Tek Bir Proje Yönetim Ekosistemi

Daha büyük kuruluşlardaki PYO, entegre bir proje yönetim modelini benimser – özellikle PYO’lerinin  bireysel girişimleri desteklemek için zaman içinde ortaya çıktan durumlarda, Firma genelindeki tüm proje yöneticileri birbirine bağlanır. Bu durum gelişimin bir sonraki aşaması için tek bir eko-sistem’e bağlanmaktır.  Bu merkez tarafından bir yönlendirme ve  bağlantısı olmadan yıllar içinde ortaya çıkan mevcut projeleri birbirine bağlamakla ilgilidir. Eko-sistemden bahsedilende ise  tüm PYO ekiplerinin  birleştirilmesi ile ortak kaynakların bilgi, beceri ve araçların paylaşılması söz konusudur.

10- Proje Yöneticilerinin net bir vizyon ve misyona sahip olması ve bunları metrikleriyle doğrudan ilişkilendirmenin faydası

Proje Yöneticileri net bir vizyon ve misyona sahip olmanın faydalarının farkındalar  ve bunları kurum genelinde PYO  algısını değiştirmek için kullanıyorlar. Bunlar ayrıca bir proje yöneticisinden hangi hizmetlere ihtiyaç duyulduğuna ve hangi ölçütlerin ölçülmesi gerektiğine karar verilmesine yardımcı oluyor. Çalkantılı bir 2024’e doğru ilerlerken proje sponsoruna Proje Yönetimi ‘nin amacını tanımlama ve PYO’nin bir parçası olan insanlara aidiyet ve kimlik duygusu aşılama görevi vermenin zamanı geldi.