Yeni ürünler geliştirmek için şirketler Proje Portföy Yönetimi’ni (PPM) , ”Stage-Gate”  yani Proje Ara Değerlendirme süreçlerine entegre edebilirler. Bu yaklaşım, proje portföyünün oldukça statik olduğu olgun işletmelerde faaliyet gösteren büyük firmalar için çok iyi çalışır.

Bu yaklaşım sayesinde şirketler projeleri tek tek gözden geçirebilir ve her biri için devam/bitirme kararları verebilir. PPM’yi Stage-Gate sürecine eklemek için kapıların ( Gate ) değiştirilmesi gerekir. Buna ek olarak, kaynak tahsis yöntemleri, tüm proje setini her ay yeniden önceliklendirmeden kapılara eklenir.

Stage-Gate Yöntemi ;

Dr. Robert G. Cooper tarafından geliştirilen Stage-Gate yöntemi, ürün geliştirme sürecini daha etkin hale getirmek için kullanılabilecek bir yaklaşımdır. Yeni fikirlerden yola çıkarak yeni ürünler yaratmanın etkili bir yoludur.

Bu yaklaşım kullanılarak bir proje çeşitli aşamalardan geçerek yürütülür. Bu aşamalar “Gate” kapılar ile ayrılır. Kapılar, yöneticilerin bir sonraki aşamaya geçip geçmemeye karar verdikleri karar noktalarını temsil eder. Bu model yeni ürünler geliştirirken kullanılabileceği gibi şirketlerin süreçleri değiştirmesi veya iyileştirmeler yapması gerektiğinde de kullanılabilir.

Her kapıda, sürece devam edilip edilmeyeceğine karar verilir. Bu karar o anda mevcut olan bilgilere dayanır ve çoğu durumda üst düzey yöneticiler veya yönlendirme komiteleri tarafından verilir.

PPM ve Stage-Gate

PPM’nin Stage-Gate sürecine eklenmesi, münferit projelerde kapı kararlarının keskinleştirilmesine yardımcı olur. Üst düzey yöneticiler, her bir proje için mevcut tüm bilgileri kullanarak kapılarda devam/bitirme kararları alırlar. Kapılarda, projeler her seferinde bir proje olmak üzere gözden geçirilir. Bu toplantılar sırasında projeler önceliklendirilir ve kaynaklar tahsis edilir. Bunun yıl boyunca birçok kez devreye giren gerçek zamanlı bir karar süreci olduğunu göz önünde bulundurmak önemlidir.

Bu yaklaşım genellikle halihazırda bir Stage-Gate sürecine sahip olan şirketler tarafından kullanılır. Daha sonra bu şirketler, karar verme sürecini desteklemek için PPM’yi geçit sürecine eklerler. Bu yöntem özellikle büyük şirketlerde ve projelerin karmaşık ve uzun süreli olduğu durumlarda çok işe yarar.

Stage-Gate Süreci Nasıl Değişir?

PPM, Stage-Gate sürecine eklendiğinde, kapılarda üst düzey yöneticilerin iki karar vermesi gerekir.

Verilecek ilk karar, finansal değerlendirmeler (NPV, ECV, vb.), kontrol listeleri ve puanlama modeli araçları gibi farklı yöntemler kullanılarak bireysel projelerin değerlendirildiği bir Go / Kill kararıdır.

Verilmesi gereken ikinci karar ise Go/Hold kararıdır; devam kararı projeye kaynak tahsis edilmesi anlamına gelir. Bu aynı zamanda, değerlendirilmekte olan projenin göreceli çekiciliğini diğer “aktif” ve “beklemedeki” projelerle karşılaştırmaya yardımcı olan sıralı bir proje listesi oluşturma anıdır.

Böylece, devam/bitirme, aktif/beklemede, önceliklendirme ve kaynak tahsisi kararları Gate toplantısı sırasında gerçek zamanlı olarak verilir. Bu toplantılar sırasında sadece incelenen projeye diğerleri karşısında göreceli bir öncelik seviyesi verildiğinin altını çizmekte fayda var.

Yukarıda bahsettiğimiz kararları almak için üst düzey yöneticilerin analiz edilen projenin projeler dengesi üzerindeki etkisini ve projenin proje portföyü stratejisiyle uyumlu olup olmadığını değerlendirmesi gerekir. Her değerlendirme sonucunda kötü projeler tespit edilip elenirken, iyi projeler tanınır ve uygun şekilde önceliklendirilir. Kaynak kararlarının da (insan, ekipman ve para) bu Gate toplantıları sırasında verildiğinin altını çizmek önemlidir.

PPM’de Hangi Projelere Öncelik Verileceğini Nasıl Belirlersiniz?

PPM’de projeler stratejik uyum, yatırım getirisi, kaynak kullanılabilirliği, risk ve pazar talebi gibi faktörlere göre önceliklendirilebilir.

Stage-Gate  Sürecinde Bir Aşamadan Diğerine Ne Zaman Geçeceğinizi Nasıl Anlarsınız?
Stage-Gate sürecinde bir aşamadan diğerine geçiş genellikle kilit çıktıların tamamlanması ve önceden belirlenmiş kilometre taşlarına ulaşılmasıyla belirlenir. Projenin ilerlemesini değerlendirmek ve bir sonraki aşamaya geçilip geçilmeyeceğini belirlemek için her aşamada bir kapı incelemesi yapılır.

PPM ve Stage-Gate Sürecinin Kullanımında Karşılaşılan Zorluklar Nelerdir?
PPM ve Stage-Gate sürecini kullanırken karşılaşılan bazı yaygın zorluklar arasında zayıf proje seçimi, yetersiz kaynak tahsisi, net olmayan karar verme kriterleri ve değişime karşı direnç yer almaktadır.

Bu Zorluklar Nasıl Değerlendirilebilir ? Bu zorluklar, net karar verme kriterleri oluşturularak, kilit paydaşlar sürece dahil edilerek, portföy ve münferit projeler düzenli olarak gözden geçirilerek ve kaynak kısıtlamaları proaktif olarak ele alınarak ele alınabilir. Ekip üyeleri ve paydaşlar arasında etkili iletişim ve işbirliği de değişime karşı direncin üstesinden gelinmesine yardımcı olabilir